Hướng dẫn cách lọc (filter) dữ liệu trong Excel

ExcelXuân Phạm0

Việc thống kê vào bảng bằng Excel đã không còn xa lạ gì với dân dùng văn phòng. Bạn có thể nhập một bảng thống kê dài hàng cây số nhìn vào rất hoa mắt với nhiều mục thông tin khác nhau. Tuy vậy, Excel có một chức năng giúp bạn lọc dữ liệu có điểm chung để dễ dàng thống kê thông tin.

Bước 1: Bôi đen toàn bộ dòng tiêu đề đầu tiên của bảng bạn muốn lọc dữ liệu. Click chuột phải để ra bảng tùy chọn, chọn Filter. Ở đây có một danh sách 4 cách lọc cho bạn lựa chọn:

Filter by Selected Cell's Value – Lọc theo giá trị của ô đã chọn

Filter by Selected Cell's Color – Lọc theo màu của ô đã chọn

Filter by Selected Cell's Font Color – Lọc theo phông chữ của ô đã chọn

Filter by Selected Cell's Icon – Lọc theo ký tự của ô đã chọn

Lọc dữ liệu theo mẫu

Bước 2: Tuy nhiên nếu bạn không muốn lọc theo những tiêu chí trên mà muốn lọc dữ liệu dựa trên thông tin của bảng.

Bôi đen dòng tiêu đề ở đầu, click mở tab Date sau đó chọn Filter có biểu tượng như hình cái phễu.

Vào tab Date và chọn Filter có hình cái phễu

Bước 3: Như bạn thấy sau khi bật chế độ lọc Filter, mỗi một ô ở phần tiêu đề đều có một nút mũi tên mở rộng ở ngay góc. Bạn muốn lọc theo tiêu chí nào chỉ cần click vào nút mũi tên đó.

Ví dụ như ở dưới, tôi muốn lọc theo Nghề nghiệp để xem danh sách những người làm Tổng tống và diễn viên trong bảng danh sách, tôi chỉ việc xóa những nút tích khác đi trừ Diễn viên và Tổng thống.

Lọc theo các dữ liệu có điểm giống nhau

Bước 4: Kết quả của việc lọc tôi sẽ có được bảng danh sách dưới đây:

Kết quả của việc lọc dữ liệu giống nhau

Bước 5: Nếu muốn lọc bảng theo các giá trị con số, ví dụ như muốn tìm danh sách những người trên 50 tuổi, tôi phải click vào nút mũi tên của cột Tuổi (cột có các con số) sau đó chọn Number Filters rồi chọn Greater Than... trong danh sách để lọc dữ liệu có số lớn hơn số được chọn.

Chọn Greater Than để lọc danh sách lớn hơn số được chọn

Bước 6: Điền con số mà bạn muốn vào ô trống trong mục Show rows where như bảng dưới rồi ấn OK để lọc.

Điền con số muốn chọn rồi ấn OK

Bước 7: Bạn sẽ có được kết quả đã lọc ra những người có độ tuổi hơn 50 như ví dụ trên đã nêu.

Kết quả đã lọc với những giá trị trên 50

Ngoài ra, những lựa chọn khác có nghĩa là:

- Equals: Lọc dữ liệu bằng với con số mình chọn.

- Does Not Equal: Lọc dữ liệu khác với con số mình chọn.

- Greater Than: Lọc dữ liệu lớn hơn con số mình chọn.

- Greather Than Or Equal To: Lọc dữ liệu lớn hơn hoặc bằng con số mình chọn

- Less Than: Lọc dữ liệu nhỏ hơn con số mình chọn.

- Less Than Or Equal To: Lọc dữ liệu nhỏ hơn hoặc bằng con số mình chọn

- Between: Lọc dữ liệu giữa khoảng hai con số mình chọn.

- Top 10: Lọc dữ liệu có giá trị lớn nhất (hoặc nhỏ nhất).

- Above Average: Lọc các dữ liệu có giá trị trên mức trung bình.

- Below Average: Lọc các dữ liệu có giá trị dưới mức trung bình.

Bước 8: Hoặc nếu bạn muốn lọc tên theo các con chữ, như ví dụ dưới đây tôi muốn tìm những cái tên bắt đầu bằng chữ T, tôi sẽ click vào nút mũi tên ở cột Họ tên (cột có các chữ). Click vào Text Filters và chọn Begins With...

Click vào Text Filters và chọn Begins With

Bước 9: Điền chữ mà bạn muốn vào ô trống trong mục Show rows where như bảng dưới rồi ấn OK để lọc.

Điền chữ cần so sánh để lọc vào ô trống

Bước 10: Bạn sẽ có được một danh sách những người Họ tên bắt đầu bằng chữ cái T.

Danh sách những người Họ tên bắt đầu bằng chữ cái T

Ngoài ra, những lựa chọn khác có nghĩa là:

- Equals: Lọc dữ liệu giống với chữ mình chọn.

- Does Not Equal: Lọc dữ liệu khác với chữ mình chọn.

- Begins With: Lọc dữ liệu bắt đầu giống với chữ mình chọn.

- Ends With: Lọc dữ liệu kết thúc giống với chữ mình chọn.

- Contains: Lọc dữ liệu có chữ giống với chữ mình chọn.

- Does Not Contain: Lọc dữ liệu có chữ khác với chữ mình chọn.

Bước 11: Khi bạn muốn xóa những lựa chọn lọc vừa rồi để xem toàn bộ bảng danh sách, bạn chỉ cần vào tab Data và chọn Clear nằm trong mục Sort & Filter.

Xóa toàn bộ lựa chọn lọc