Cách dịch tài liệu trong Excel
Mục lục nội dung
Bài viết này, ThuThuat123.com sẽ mách cho bạn mẹo Cách dịch tài liệu trong Excel cực nhanh và chính xác.
1. Tính năng Dịch trong Excel là gì?
Tính năng Dịch của Excel cho phép bạn dễ dàng thay đổi ngôn ngữ của dữ liệu trong bảng tính, khi làm việc với các ngôn ngữ khác nhau. Bạn có thể sử dụng tính năng này để dịch số, từ, hoặc cụm từ sang ngôn ngữ khác mà Microsoft hỗ trợ, chẳng hạn như dịch từ Tiếng Anh sang Tiếng Việt, ngược lại và hơn 57 ngôn ngữ khác nhau trên thế giới.
Bạn cũng có thể tìm thấy tính năng Dịch trên các phần mềm khác của Microsoft ngoài Excel như PowerPoint và Microsoft Office, thuận tiện cho việc chia sẻ, chỉnh sửa tài liệu. Ngoài dịch thủ công, bạn vẫn có thể chọn dịch tự động giúp tiết kiệm thời gian làm việc với bảng tính và nâng cao hiệu suất làm việc hơn nữa. Để dịch tài liệu trong trang tính Excel của mình, bạn hãy theo dõi hướng dẫn sau đây để biết cách làm như thế nào nhé.
2. Cách dịch tài liệu trong Excel
Quá trình dịch trong Excel bao gồm các bước rất đơn giản, được thực hiện bằng cách nhập thông tin, chọn dữ liệu cần dịch, sau đó truy cập tính năng dịch trong tab “Review". Sau khi thông tin đã được dịch, bạn chỉ cần sao chép và dán kết quả thông tin đã dịch trở lại vào bảng tính Excel ban đầu. Quá trình này giúp bạn dễ dàng chuyển đổi ngôn ngữ cho dữ liệu của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả. Chi tiết từng bước, bạn hãy cuộn xuống dưới bài viết, Thuthuat123.com sẽ hướng dẫn cụ thể.
Bước 1: Chuẩn bị file Excel cần dịch
Có thể bạn vừa tải một file Excel có ngôn ngữ khác từ trên mạng hoặc nhận từ đồng nghiệp, hãy mở file này trong Excel và chuẩn bị đến với các bước tiếp theo.
Bước 2: Đánh dấu thông tin bạn muốn dịch
Để dịch thông tin, trước tiên bạn cần đánh dấu những ô mà bạn muốn dịch. Hãy nhấp vào ô đầu tiên mà bạn muốn chọn, sau đó kéo chuột qua các ô khác để đánh dấu tất cả. Nếu các ô cần dịch không nằm cùng một khu vực, bạn có thể nhấn giữ Ctrl và chọn riêng lẻ.
Bước 3: Mở tính năng dịch của Excel
Sau khi bạn đã chọn thông tin cần dịch, nhấp vào tab "Review" trên thanh công cụ ở phía trên cùng đầu trang tính của trang Excel. Tab "Review" nằm giữa các tab "Data" và "View". Sau đó, bạn nhấn vào "Translate" để dịch.
Bước 4: Dịch thông tin
Khi bạn nhấp vào "Translate", một cửa sổ sẽ mở ra ở bên phải trang Excel của bạn. Microsoft sẽ tự động nhận diện ngôn ngữ gốc được hỗ trợ của bạn ở phần đầu cửa sổ. Ở phần cuối cửa sổ, bạn có thể chọn một trong các ngôn ngữ được hỗ trợ cho bản dịch của mình, thông tin đã dịch sẽ hiển thị trong cửa sổ dưới cùng theo cùng thứ tự với thông tin gốc của bạn.
Nếu bạn có nhiều thông tin, bạn có thể di chuột qua từng từ một để xem bản dịch của từ đó.
Bên dưới cửa sổ dịch, bạn có thể xem phần từ loại, chẳng hạn như danh từ, động từ, hoặc tính từ. Bạn cũng có thể thấy các từ đồng nghĩa. Ví dụ, nếu bạn dịch từ "cat" sang tiếng Pháp, bạn sẽ nhận được từ "chat" và "félin" như là một từ thay thế.
Bạn cũng có thể nhấp vào bản dịch để xem câu ví dụ, chẳng hạn như câu mà bạn nhận được là "est-ce que tu as un chat?", nghĩa là "Bạn có một con mèo không?". Điều này giúp bạn hoặc những người đọc trang Excel của bạn hiểu nội dung tốt hơn.
Bước 5: Sao chép và dán bản dịch
Thông tin đã dịch chỉ hiển thị trong cửa sổ tìm kiếm ở phía bên phải của trang Excel. Nếu bạn muốn đưa dữ liệu đã dịch vào trang Excel gốc của mình, bạn có thể sao chép bản dịch từ cửa sổ và dán vào ô tương ứng. Để làm điều này, hãy chọn từ đã dịch, rồi nhấn Ctrl + C để sao chép. Sau đó, nhấp chuột phải vào ô tương ứng và chọn "Paste" (Ctrl + V).
Quá trình này có thể mất nhiều thời gian nếu bạn có nhiều dữ liệu cần dịch. Trong trường hợp này, bạn có thể cân nhắc sao chép toàn bộ trang Excel vào Microsoft Word để dịch nhanh hơn.
Bước 6: Nhập dữ liệu vào Microsoft Word
Nếu bạn muốn dịch một lượng lớn dữ liệu trong file Excel, hãy bắt đầu bằng cách chọn toàn bộ trang Excel. Nhấp vào mũi tên ở góc trên bên trái giữa các nhãn cột và hàng "A" và "1".
Sau đó, nhấp chuột phải vào bảng tính và chọn "Copy".
Bây giờ, hãy mở một tài liệu mới trong Word, nhấp chuột phải và chọn Use Destination Styles trong mục Paste Options.
Bây giờ, trang tính Excel của bạn đã xuất hiện trong Word với định dạng cơ bản.
Bước 7: Dịch dữ liệu trong Microsoft Word
Khi thông tin của bạn xuất hiện trong tài liệu Word, nhấp vào tab "Review" ở phía trên cùng, sau đó chọn"Translate".
Bạn có thể chọn giữa "Translate Selection" để dịch phần đã bôi đen, hoặc "Translate Document" để dịch toàn bộ tài liệu.
Khi bạn nhấp vào một trong hai tùy chọn, một cửa sổ dịch sẽ mở ra, tự động nhận diện ngôn ngữ của tài liệu và cho phép bạn chọn ngôn ngữ dịch. Sau khi chọn ngôn ngữ, bạn hãy nhấn "Translate" và một tài liệu Word mới sẽ mở ra với thông tin đã dịch của bạn.
Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ tài liệu mà bạn vừa dịch, sau đó click chuột phải và nhấn Copy.
Quay lại tài liệu Excel, bạn click chuột phải vào trang tính và chọn tùy chọn dán "Match Destination Formatting".
Điều này cho phép bạn dán thông tin đã được dịch vào các ô giống như trong tài liệu gốc của bạn.
Sử dụng tính năng dịch trong Excel sẽ giúp bạn dễ dàng tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng Microsoft Excel. Điều này không chỉ giúp bạn chia tiếp nhận và chia sẻ thông tin của mình với nhiều đối tượng hơn mà còn nâng cao khả năng làm việc trong môi trường chuyên nghiệp. Cảm ơn bạn đã tìm đọc hướng dẫn Cách dịch tài liệu trong Excel của ThuThuat123.com. Chúc bạn sử dụng thành thạo các bước dịch trong Excel để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất công việc hiệu quả hơn nữa.
