Cách sử dụng Track Changes trong Word

Track Changes là công cụ dùng để theo dõi lịch sử chỉnh sửa nội dung văn bản trong Word. Trong bài viết này, Thủ Thuật 123 sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng công cụ Track Changes một cách hữu ích nhé.

Track Changes là gì?

Công cụ Track Changes là công cụ ghi lại chi tiết các chỉnh sửa nào đã được thêm vào trong file Word, lưu giữ mọi lần xóa, thêm thắt về văn bản, comment,… bằng các màu sắc và ký hiệu khác nhau, đảm bảo không bị bỏ sót một thay đổi nào, kể cả những thay đổi về định dạng font chữ.

Tạo Track Changes

Để mở công cụ Track Changes, bạn vào thẻ Review (1), trong phần Tracking nhấn vào biểu tượng Track changes (2).

Hoặc bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + E.

Thay đổi cài đặt mặc định của công cụ Track Changes

Bước 1: Để thay đổi các cài đặt mặc định có sẵn, bạn vào thẻ Review (1), nhấn chuột vào mũi tên mở rộng của phần Tracking (2).

Bước 2: Cửa sổ Track Changes Options hiện ra.

Bước 3: Bạn thay đổi các lựa chọn format bằng cách nhấn vào nút Advanced Options…..

Cửa sổ sẽ hiện ra như sau:

Trong lựa chọn trong Advanced Track Changes Options cho phép người dùng thay đổi định dạng và cài đặt định dạng cho các thông tin thay đổi. Với cài đặt trên: các nội dung thêm vào (Insertions) sẽ được gạch chân (Underline); các nội dung bị xóa (Deletions) sẽ được gạch ngang (Strikethrought) và các thay đổi sẽ được đánh dấu ở ngoài đoạn văn bản……

Bước 4: Để thay đổi tên user của bản thân, chọn Change User Name…. ở cửa sổ Track Changes Options. Và đổi tên mà bạn muốn thể hiện ở User name.

Kiểm tra xem tiến trình thay đổi mà công cụ Track Changes ghi lại

Tại ô bên phải của Track Changes, bạn có thể tùy chọn các chức năng:

• Simple Markup: Chỉ hiển thị dòng có thay đổi.
• All Markup: Hiển thị toàn bộ thay đổi.
• No Markup: Chỉ hiển thị văn bản sau khi thay đổi, không hiển thị những thay đổi cụ thể.
• Original: Hiện thị văn bản ban đầu khi chưa chỉnh sửa.

Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn những loại thay đổi Markup nào được hiện ra bằng cách chọn Show Markup bỏ chọn/ kích chọn vào những loại phù hợp để hiện các ghi chú (Comments), thêm và loại bỏ (Insertions and Deletions),…. Tùy theo nhu cầu của cá nhân.

Tắt công cụ Track Changes

Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes một lần nữa để tắt chế độ theo dõi trong khi chỉnh sửa.

Sử dụng công cụ Track Changes rất đơn giản và thuận tiện, nhất là trong trường hợp bạn cần chỉnh sửa nhiều trên các văn bản và cần người lập văn bản thấy được những thay đổi này. Trên đây, Thủ thuật 123 đã hưỡng dẫn bạn cách sử dụng công cụ Track Changes. Chúc các bạn thành công!!!