Cách so sánh 2 file Word xem chỗ giống và khác nhau

Trong một số trường hợp, người dùng Word cần so sánh chỗ giống và khác nhau của hai bản Word, như bạn đang kiểm tra độ trùng lặp của hai bài luật văn, hay bạn cần kiểm tra xem bản hợp đồng mà mình nhận được có khác gì so với bản hợp đồng trước đó không?  Bài viết này, Thủ thuật 123 sẽ giới thiệu đến bạn đọc cách so sánh và phát hiện đoạn giống vào khác nhau giữa 2 tệp Word.

Cách so sánh 2 file Word xem chỗ giống và khác nhau

Bước 1: Mở một file Word bất kỳ hoặc tạo một file Word mới.

Mở một file Word bất kỳ hoặc tạo một file Word mới

Bước 2: Trên thẻ Review (1) => Nhấn chuột vào biểu tượng Compare (2) => Chọn mục Compare… (3).

Chọn mục Compare

Bước 3: Cửa sổ Compare Document xuất hiện.

Chọn file văn bản gốc trong mục Original Document và file văn bản so sánh trong mục Revised Document. Khi chọn xong tên của hai tài liệu sẽ hiện ra trong hộp. Nút mũi tên hai chiều dùng để đổi vai trò của tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi. Bạn có thể tick hoặc bỏ tick để thiết lập các tuỳ chọn so sánh nhưng tốt hơn nên để mặc định. Nhấn OK để được kết quả.

Chọn file văn bản gốc trong mục Original Document và file văn bản so sánh trong mục Revised Document

Bước 4: Cửa sổ Compare Result (Kết quả) hiện ra, Kết quả được trình bày trong toàn màn hình Word ở 4 cửa sổ nhỏ:

  • Bên trái là cửa sổ Summary tóm tắt những thay đổi giữa hai tài liệu.
  • Cửa sổ ở chính giữa màn hình hiển thị tài liệu chứa cả những thông tin gốc lẫn chỉnh sửa. và phần khác biệt được đánh dấu bằng gạch đỏ.
  • Bên phải là 2 cửa sổ hiển thị bản sao của tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi.

Kết quả được trình bày trong toàn màn hình Word ở 4 cửa sổ nhỏ

Lưu ý 1: Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý đến tính năng Tracking trong thẻ Review đã được bật lên khi bạn sử dụng chế độ Compare bằng cách nhấn chuột vào mũi tên để mở rộng Change Tracking Options.

Nhấn chuột vào mũi tên để mở rộng Change Tracking Options

Nhấn tiếp vào Advance Options:

Chọn Advanced Options

Bạn sẽ được cửa sổ Pop – up như sau:

Cửa sổ Pop-up hiện ra

Trong cửa sổ này bạn có thể lựa chọn cài đặt đường kẻ thông báo đã chỉnh sửa, màu sắc hiển thị… Cuối cùng bạn kích chọn OK để hoàn tất.

Lưu ý 2: Ngoài ra, dưới mục Change, bạn có thể click vào nút Previous hoặc Next để di chuyển qua lại những thay đổi trong tài liệu sau đó nhấn Accept để chấp nhận hoặc Reject để từ chối thay đổi ở mỗi bước mỗi khi di chuyển.

Nhấn Accept để chấp nhận hoặc Reject để từ chối thay đổi ở mỗi bước mỗi khi di chuyển

Khi đã chỉnh sửa ưng ý, bạn chỉ cần lưu tài liệu theo cách thông thường để xuất ra sản phẩm hoàn chỉnh nhất. Trên đây, Thủ thuật 123 đã giới thiệu đến bạn đọc cách so sánh 2 file Word để kiểm tra chỗ giống và khác nhau. Chúc các bạn thành công!

Viết bình luận